SGE - Sistema de Gestão de Eventos

O Sistema de Gestão de Eventos  foi desenvolvido, pelos Serviços de Informática, de forma a colmatar uma lacuna existente na parte do apoio informático às inscrições e submissões de resumos dos diversos eventos organizados pelas várias unidades da Universidade.

Pretende-se com o sistema fornecer de uma forma rápida e prática uma solução interna para apoio na organização de eventos, evitando o recurso, por vezes com custos, a soluções externas.

Principais funcionalidades do sistema:

  • Registo no sistema e inscrição por parte do participante no evento: O participante regista-se no sistema preenchendo o formulário existente para o efeito, de seguida recebe um email de confirmação e posteriormente pode entrar no sistema e inscrever-se no evento pretendido.
  • Cálculo do valor a pagar pelo participante conforme definido e se aplicável: O cálculo do valor a pagar é feito de acordo com a data de inscrição e os valores fornecidos pela organização, caso existam opções extra tais como: visitas técnicas, workshops, jantar, etc. o valor das mesmas é acrescentado ao preço conforme definido e escolhas do participante.
  • Submissão de resumos pelos participantes (Ficheiro formato PDF)
  • Submissão das comunicações finais pelos participantes;
  • Envio de comprovativos de pagamentos pelos participantes (Ficheiro formato PDF) O pagamento é feito via transferência bancária, fora do sistema, o comprovativo resultante dessa operação pode ser posteriormente carregado na aplicação.
  • Validação das inscrições pelos gestores do evento;
  • Distribuição dos resumos pelos elementos da comissão científica para avaliação;
  • Avaliação de resumos pelos elementos da comissão científica;
  • Notificações via email de resumos para avaliar, resumos aceites, rejeitados, etc.
  • Disponibilização de ficheiros aos participantes (Comprovativos de participação, recibos, etc);
  • Listagens de participantes no evento;
  • Suporte multilingue (Português, Inglês, Francês, Espanhol)

Pedido de Registo de Evento no SGE

O pedido do registo de um evento no SGE é formalizado em GesDoc através de Requisição (Genérica ) e deverá ser realizado pelo menos uma semana antes da divulgação e/ou início das inscrições do evento . Só nestas condições, os Serviços de Informática garantem a disponibilidade para uma resposta atempada ao pedido.

Informação a enviar na Requisição  (genérica) de Registo de Evento no SGE

  • nome do evento
  • email de contacto associado
  • link da página de divulgação do evento
  • datas de início e fim de realização do evento
  • data limite de inscrições (indicar também a data limite early bird se existir)
  • tipos de inscrição e preços associados (por exemplo, público em geral, estudante, etc o que se aplicar no caso)
  • indicar se as inscrições serão pagas por transferência bancária para uma conta da Universidade de Évora
  • indicar se pretende ativar a opção de pagamentos por Paypal
  • indicar se haverá submissão de resumos, se sim, indicar:
    • data limite de submissão
    • lista de áreas temáticas a associar aos resumos se aplicável
  • banner do evento, preferencialmente com formato .jpg e dimensão 1000x300 pixeis
  • gestor(es) interno(s) do evento, para atribuição do perfil de Gestor, com acesso à gestão e controlo das inscrições/submissões, etc.
  • outras observações

Solicitação de Apoio na Criação da Página do Evento

Os Serviços de Informática disponibilizam este apoio através da aplicação de um template já criado para as páginas de eventos, com um conjunto standard de opções.
Se for necessário este apoio, este deverá ser solicitado pelo menos duas semanas antes da divulgação e/ou início das inscrições do evento .  Só nestas condições, os Serviços de Informática garantem a disponibilidade para uma resposta atempada ao pedido.

Os conteúdos e manutenção das páginas web, e eventuais sistemas de gestão de conteúdos utilizados (por exemplo Wordpress, Joomla, etc), são da responsabilidade do requerente.